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The Introduction of The Documentary Hypothesis

這是人月神話:軟體專案管理之道(20週年紀念版)的第十章:(),簡體版譯作提纲挈领,看起來有點怪?hypothesis就Google的字典解釋為『(有少量事實依據但未被證實的)假說,假設』,所以繁體文直譯文件假設,倒覺滿合理的,但如果從開場白『假說:在成堆的書面資料中,有一小部份關鍵性文件紀錄著任何專案管理的核心工作,而這些文件事身為管理者最重要的工具。

The hypothesis:
Amid a wash of paper, a small number of documents become the critical pivots around which every project’s management revolves. These are the manager’s chief personal tools.』

那這樣看起來我到覺得譯作提綱挈領也沒什麼不可,反而弄成這樣的成語還滿不錯的。

『對於一個從技術階層出身,首次擔任管理者的人而言,規劃作業似乎是繁瑣、無趣的麻煩事,一大堆文件紙張像是白色的浪潮,彷彿要吞噬了他,的確,多數的情況真的是如此。』看完了這句話,ㄚ琪不由自主地想起2009年北區單成活動的主持,這個長達快一年的策劃,裡頭參與的人數也將近三四十人,這中間除了主席團外,很少有人願意去作規劃作業的,有的器材人員說,自然聖靈會提醒他,有的負責飲食的人員,說動線就是這樣,但是一到活動那天,我並有看出器材的運作是很順的,當然也沒什麼大問題,飲食也沒什麼大問題,但是動線、等待跟運輸的時間,加上一個不可預測的因素,碰到端午節連假三天的影響,整個拉拉山滿山滿谷的,結果所有的活動跟食物都有了很大的變化,雖說活動還是過去了,但是那種辛苦跟疲憊事後總會讓人想到,如果事前規劃的好的話那該多好。從這個經驗來看,很多人真的是從未面臨過管理作業,導致規劃變得窒礙難行,但是管理的工作又該如何去學呢?從下一段敘述,我只看到是經驗的累積,卻還看不到有效的學習方法,因此這次的經驗到是很好的學習機會,但是又有多少人可以有這樣的機會呢?

規劃作業是這樣地重要,因此這一章從規劃電腦產品的文件、規劃大學系所的文件至規劃軟體開發專案的文件等三大主題來討論。

規劃電腦產品的文件,茲列出幾個重點:目標、規格、時程、預算、組織編制圖、場地配置、預估、預測、定價。看到這大家一定會想這跟安排活動沒什麼差異,的確,ㄚ琪也是這樣想的,除了這裡面可能牽涉到活動的領域,而有不同技術上的考量,但大體而言,沒沒什麼不同。另外一個定價預測循環(pricing-forecasting spiral)這是討論到產品的定價運作,但這跟活動費用的預測,其實這種循環卻曾發生在我們的經驗中。

而規劃大學系所的文件,重點是這樣的:目標、課程說明、學位要求、研究提案(申請經費時,得附計畫)、課程與教學計劃、預算、場地配置、師資與研究生的配置。跟上面的重點雖說有些字眼上的差異,但是我想是因為領域的不同,而有所謂的行話,但是就管理工作來說,這些不外乎是人、地、時、物、錢等等。

那規劃軟體開發專案的文件的重點呢?做什麼(what):目標、做什麼(What):產品規格、何時做(When):時程、多少錢(How much):預算、哪裡做(Where):場地配置、由誰做(Who):組織編制圖,這樣子的對照,讓我們覺得其實這都一樣。

那為什麼要有正式文件?第一,把決策寫下來是最起碼的事情,只有把「寫」這個動作確實做出來,才能導引更多細節的決定(mini-decision),或許我要說的是,只有做,執行力才能出來。第二,文件有傳達決策給他人的功用。如果沒有文件只單憑我們口中的耳語是很容易發生溝通錯誤的狀況,當然文件有時也會造成溝通的錯誤,但是如果講究的話,文件其實還有作證的意味,那麼任何的事物就很容易減輕溝通的負擔。第三,文件提供管理者一個資料庫和檢查列表,只要定時審視這些文件,就很容易看出方向是否正確,是否有需要修正等等的端倪。

作者在文後提到不建議業務員使用全面管理資訊系統(management total-information system),這種系統以前ㄚ琪倒是很想開發的說,可能因為業務員不習慣做規劃,他們依賴系統幫他們做事,而且這樣子ㄚ琪比較有錢賺,你說不是嗎?

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About ㄚ琪

工作達人Fun Taiwan的創辦者及總編,可以在這裡更認識他。

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