Yo!Organization Systems

這是資訊架構學–網站應用,第三版的第五章:(),這一章裡面有個目標『身為資訊建築師,我們組織資訊,使得他人得以找到其問題的答案。…我們的目標是把組織系統和分類系統設計到用戶覺得有意義為止。』工作達人看起來沒有什麼組織系統,但是分類系統倒是有的,如何讓用戶覺得有意義,可能我不知道,但是對ㄚ琪自己一個人來說,如何做好分類,這就是一大挑戰。

組織資訊的困難度

或許你不會在意這個問題,但是ㄚ琪在做資訊挖礦的時候,對於這種資訊爆炸的時代,那種排山倒海的資訊量是很可怕的,很有可能比福島的災難還大,作者舉了一篇柏克萊加州大學資訊管理和系統學院做出來的研究報告,有兩篇:"How Much Information", 2000HOW MUCH INFORMATION 2003?,後面這份報告是第一份報告隔了3年做成的,但是現在已經過了8年了,HOW MUCH INFORMATION 2011年的沒有看到過,不知是作不出來還是專案結束了,先不管現在的情形,2003年的報告指出全世界每年製造的資訊量在1~2EB(exabyte),所謂EB就是十億GB相當於18個0,真是恐怖啊。

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這裡有張內容成長引發創新的截圖,因為資訊的龐大組織的方式將由傳統的杜威十進系統跳躍到資訊建築師來完成這個任務,看起來是勢在必行的。

這個分類最難的問題,終於擔綱上任了,ㄚ琪在做分類學研究時,確實碰到這個大障礙,不知你碰過這個問題沒有,但是我發現其實這來自溝通的問題,可是這溝通的問題又來自於很多背景因素,所以像書中所舉的做簡單例子,蕃茄是蔬菜還是水果,可能就有夠讓人頭痛了,更何況要在1~2EB的資料裡做分類,雖來學科上有Fuzzy的技術,但是ㄚ琪還真是有聽沒有懂啊,難。

異質性指某種東西或者一群東西,是由不相關或不相同的部份所組成的。而同質性指某種東西由類似或相同的元素所組成的。所以要替異質網站找到一種放諸四海皆準的法則組織其內容是相當困難的,而且方向也錯誤,看來ㄚ琪不用在工作達人上為了組織系統傷腦筋了。

不同觀點的差異性

這個問題應該也是來自於溝通的問題吧,不過這裡講得更詳細,這種問題會因『個人的需求、觀點和行為會隨時間改變』造成,呵呵就連個人自己的作法確實會隨著時間不同做改變,試問你本來是小學程度所做的組織系統跟你到了研究所程度的再做組織系統這應該有很大的差異吧,所以要探索資訊模式的複雜本質,有可以參考"Anomalous States of Knowledge as a Basis for Information Retrieval" by N.J. Belkin, Canadian Journal of Information Science, 5 (1980).

另外ㄚ琪感興趣的是這一篇"How Do People Organize Their Desks? Implications for the Design of Office Information Systems" by T.W. Malone, ACM Transactions on Office Information Systems 1 (1983).為什麼ㄚ琪很感興趣,老實說ㄚ琪常被唸說書桌上堆滿了東西都不整理,其實是因為ㄚ琪沒學好分類,導致有這個障礙,而且敝人對Sophia的分類學也不是很滿意,有時甚至還會整理到忘記在哪,這就真的要命了,找不到總不能每次都靠聖靈吧,看起來如果好好地讀這一篇,可能在安排實體桌面和辦公室空間上會很有特色吧,這就夠cool了。

好了。言歸正傳,分類系統和組織系統確實受到建構者觀點影響十分顯著,想想看ㄚ琪為了全球華人男女青年的工作大未來所做的工作達人,寫沒幾篇的工作介紹,就寫了很多自己找工作的經驗,後來更多的是工作的心得,還有吃喝玩樂等雜七雜八的文章出來,壓根是依照自己的想法來建構的,完全沒有想使用者來到工作達人這裡是要做什麼?後來看到別人用SiteTag這個工具,來產生訪客行為標籤雲,赫然發現

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真沒想到中油招考補習班及公營有這麼多人要找,或許可以寫更多這類的文章吧,想Sophia爸年輕時候就把一生奉獻給中油了,ㄚ琪年紀這麼大才想要進中油,可能也不適合了吧,不過大夥有這個心願就趁年輕時把握機會喔。

比較想像不到的是影印機設定、斗數這是什麼碗糕?ㄚ琪有寫過嗎?連我自己都忘了,唉。

不過像省油錠這個好東西,確實ㄚ琪體驗過的,不過我老妹也沒貨源了,所以無從繼續測試。

程式下載是可以理解,不過ㄚ琪沒程式可以給你下載啊。

ㄚ琪在這裡只是要感謝這個工具可以研究用戶的標籤使用,書中還另外介紹了用戶研究要跟分析方法合起來用,像是用戶如何收集資訊?他們的瀏覽方式如何?這些問題都有它的重要性,要影響到你的網站架構跟未來的獲利性喔。

公司內部的政治文化

不用多說,部門組織是瞬息萬變的,所以『身為資訊建築師,你必須對組織的政治環境有相當的敏感度。』

組織網站和企業網路

這一段很繞舌,所以ㄚ琪只引用覺得重要的一句話,『組織是與導覽、標籤命名,以及索引方式有密切關係。網站的階層式組織結構,通常是主要導覽系統中的要角。各類目的標籤在定義該分類的內容時,扮演很重要的角色。手動式索引或者中介資料標記(metadata tagging)則是一種工具,可以在很詳細的層次上把內容項目組織成群組。』

組織體系

組織體系(organization scheme),像是電話簿、超市、以及電視節目表,有些容易用,有些則像在超市找東西一樣麻煩,當然如果你是抱持逛超市,那就又另當別論了。

三種最常見的作法:

按字母順序

這沒什麼疑義,但是對於中文來說,似乎沒有這麼好用啦。

按年表

很多歷史資料是用時間順序來紀錄的,也沒什麼問題。

按地理位置

地點也不會有問題,特別是行動設備的流行。

幾種有價值的模糊性組織體系:

按主題

按任務

按觀眾

按比喻

比喻的方式可能會很成功也可能很失敗,如果比喻可以讓人容易聯想到的話。

混用

組織結構

包括階層式、資料庫導向模式,以及超文字。以下再詳細討論這三種結構。

階層式:由上往下的作法

設計分類法

這一節我想對工作達人的分類設計是很有用的,所以可以仔細參考,書中有兩個原則。『首先,要注意到一個觀念,但不要被它束縛住:階層式類別之間是彼此互斥的。對單一的組織體系而言,你必須在排他性和包容性之間的張力取得平衡。容許交叉編目的分類具有多型階層(polyhierarchical)的特性。…然而,如果有太多資料項目進行交叉編目,階層式系統的價值就會喪失。排他性和包容性之間的張力無法橫跨不同的組織體系。你會期望依照格式組織的產品目錄所包含的資料項,會和以主題組織的產品目錄是一樣。主題和格式只是觀看相同資訊的兩種不同方式。或者以科技技術語來講,它們是兩個獨立的面向(Facets)。』

這一段看起來有點難懂,而且感覺很難做到,因為在有些分類上,會有多重分類的困難,就像之前題到的蕃茄是蔬菜還是水果,有些人可能會執著於某一種分類,可是ㄚ琪常常為了搜尋方便,會把它加入蔬菜類及水果類,這樣算是不得罪人吧,可是這就會造成這裡所說的階層式系統的價值喪失,結果我只能說算了,管他的階層式價值,但是希望不會影響太大才是。

『其次,分類法中,要注意到寬度和深度之間的平衡是很重要的。寬度指的是階層式系統中每一層的選項數目。深度指的是階層式系統中的層數。』

深度跟寬度的均衡是很重要的,特別是在組織的設計裡頭,在這裡我可能指的是公司的人事組織可能也包括在內,但是對一家越來越龐大的公司而言,或者說是工作達人好了,該怎樣做才好,作者不建議採用G. Miller, "The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information," Psychological Review 63, no. 2 (1956).7+2或7-2,就樣就行了喔,哪能這麼簡單,我倒是比較欣賞作者給的建議:

  • 要體認到讓用戶承載太多選項時的危險性。
    在頁面層次上組織資訊及設計結構。
    讓你的設計送交嚴格的用戶做測試。

另外也可以參考

"Web Page Design: Implications of Memory, Structure and Scent for Information Retrieval," by Kevin Larson and Mary Czerwinski, Microsoft Research. See http://research.microsoft.com/users/marycz/p25-larson.pdf.(註該連結已取消,可以改連至http://www.microsoft.com/usability/UEPostings/p25-larson.pdf查看)

『新興網站和企業網路如果要成長,就應該傾向於寬而淺的階層系統,而非窄而深的階層系統。』賓果,ㄚ琪也覺得這是最好的,看看工作達人的分類方式,你可能會很吃驚吧。

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這個分類的結構其實是很爛的,因為沒有階層式,看起來需要弄一個可以階層化的結構頁面來改善才行,不知讀者的感覺如何?

資料庫模式:由下而上的作法

『資料庫的定義是「安排一群資料,使能便捷的搜尋和取出它們。』

『大部分我們所使用的重量級資料庫,都是以關聯式資料庫模式建造而成。在關聯式資料庫結構中,資料是儲存在一組關聯(relation)或表格(table)中。』

書中提問,為什麼資料庫結構對資訊建築師而言很重要?

答案:中介資料。『中介資料是連結資訊架構與資料庫結構設計的主要關鍵。中介資料可以讓我們把關聯式資料庫的結構和威力,運用到異質性的、非結構化的網站環境和企業網路環境中。以控制詞彙的中介資料替文件和其他資訊物件訂上標籤,我們就可以進行有力的搜尋、瀏覽、過濾、以及動態連結。』

這裡頭建議資訊建築師可以懂SQL、XML Schema、ERD,另外對大型網站而言,最好是仰賴內容管理系統(Content Management System,CMS)軟體。

超文字

這裡用超文字感覺很像超連結,而且文字讀來還真像是超連結,好吧,就當作一樣吧,『超文字是設計資訊結構中最近才有的方法,而且是高度非線性的。』,另一個重點是具有很大的彈性,但是『會引起潛在的複雜度和用戶的困惑』,因為超連結的設定是出於個人的聯想,所以有時候沒辦法符合用戶的需求,況且有時候文章內還得夾雜廣告的連結,這可能也是會給用戶困惑或是討厭的吧。『超文字可以讓你在階層式系統中,建立資料項和區域之間有用而去有創意的關係。』

『用戶參與系統引起網站設計社群的注意和想像』,主要是標記法的使用,這種自由式標記法,也稱為共同合作分類法、平民索引法以及民族分類法。像是del.icio.us及Flickr的崛起,Flickr的叢集演算法,建立了突現式的自我描述分類法。這種用戶所建的這種由下而上分類結構發展的突現詞庫,可以叫做通俗分類法(Folksonomy),有人這樣問,當然ㄚ琪覺得並無什麼不妥,雖然Technorati創立人跟CEO David Sifry有預言傳統的組織形式會死亡,引用自"Technorati Launches Tags," a January 17, 2005 post on the blog of David Sifry, founder and CEO of Technorati, the self-described "authority on what’s going on in the world of weblogs."ㄚ琪很欣賞這樣的預言,但是Technorati卻拒絕了中文的加入,可恨。

可是這裡也有一些爭論,folksonomies + controlled vocabularies" (http://www.corante.com/many/archives/2005/01/07/folksonomies_controlled_vocabularies.php)。

所以Flickr會有可尋性的問題,這到沒錯,ㄚ琪很喜歡用,但是發現要找花名,簡直是不可能的事。

建立凝聚性的組織系統

『具經驗的設計師Nathan Shedroff建議我們把資料轉換成資訊的第一步就是探索其組織。』參考Nathan Shedroff’s Unified Theory of Design at http://www.nathan.com/thoughts/unified/6.html

綜合這幾節,要想建構一個網站系統,你可能得混用上面所述的技術,並且評估你的使用者需求,所以到現在為止,ㄚ琪還是得定焦在使用者需求上,才能在工作達人上有更多的作為,所以你若有任何想法,歡迎留言。

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About ㄚ琪

工作達人Fun Taiwan的創辦者及總編,可以在這裡更認識他。

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